Der Kern ist schnell benannt - PDF/A ist ein ISO-Standard für die Verwendung des PDF-Formats in der Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Doch was ist das Ziel dieses Standards?

ISO 19005-1 definiert «ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, welches einen Mechanismus zur Verfügung stellt, der elektronische Dokumente auf eine Weise darstellet, so dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion.» (Auszug aus ISO 19005-1). Der Standard definiert nicht eine Archivierungsstrategie und gibt auch nicht die Ziele der Archivierung vor. Er beschreibt höchstens die Anforderungen an die Form von elektronischen Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie in den nächsten Jahren einwandfrei reproduziert werden können.

Ein Schlüsselfaktor für die Reproduzierbarkeit von PDF/A-Dokumenten ist, dass alle notwendigen Informationen im Dokument selbst enthalten sind. Dies umfasst sichtbaren Inhalt wie Texte, Vektorgrafiken, Rasterbilder, Schriftarten, Farbräume und vieles mehr. Hingegen darf ein PDF/A-Dokument weder direkt noch indirekt auf externe Quellen verweisen. Beispiele davon sind Verbindungen zu vorgehaltenen Bildern oder nicht im PDF/A-Dokument selbst eingebettete Schriften.